Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là gì?

Theo quy định tại Luật thương mại 2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại và hoạt động khác nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh của thương nhân nước ngoài đó.

Văn phòng đại diện không phải là pháp nhân độc lập theo pháp luật Việt Nam, mà là một đơn vị phụ thuộc hoạt động dưới sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của công ty mẹ ở nước ngoài. Đây là điểm khác biệt cơ bản giữa văn phòng đại diện và các hình thức đầu tư khác như công ty con hay chi nhánh.

Văn phòng đại diện được thành lập chủ yếu với mục đích khám phá thị trường, xúc tiến thương mại và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ

Chức năng chính của văn phòng đại diện là tìm hiểu thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại của thương nhân nước ngoài, bao gồm:

• Nghiên cứu, khảo sát thị trường, thu thập thông tin về ngành, đối thủ cạnh tranh.
• Thiết lập quan hệ với đối tác, khách hàng tiềm năng.
• Hỗ trợ công ty mẹ trong việc thực hiện các hợp đồng đã ký kết.
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty mẹ.
• Không được phép trực tiếp thực hiện các hoạt động phát sinh lợi nhuận tại Việt Nam, tức là không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trực tiếp, không được thực hiện hoạt động sản xuất, gia công, hay cung cấp dịch vụ thu tiền tại Việt Nam. Mọi hợp đồng kinh doanh phải do công ty mẹ ký kết.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo Điều 7, Nghị định 07/2016/NĐ‑CP, doanh nghiệp nước ngoài cần đảm bảo các điều kiện sau:

Được thành lập hợp pháp tại nước sở tại: Doanh nghiệp mẹ phải là tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp theo luật của nước tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật nước sở tại thừa nhận.

Đã hoạt động ít nhất 01 năm: Kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tương đương; nếu có thời hạn, giấy phép phải còn hiệu lực ít nhất 01 năm.

Hoạt động phù hợp cam kết quốc tế của Việt Nam: Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải không trái với các cam kết kinh tế thương mại quốc tế mà Việt Nam đã tham gia. Nếu không thuộc cam kết, cần được cấp Bộ chuyên ngành chấp thuận trước khi cấp Giấy phép.

Mỗi tỉnh chỉ được có 01 văn phòng đại diện cùng tên: Không thể lập quá một văn phòng cùng tên thương nhân nước ngoài trên địa bàn tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương.

Trụ sở tại Việt Nam phải ổn định, hợp pháp: Văn phòng phải có địa điểm làm việc thuê hoặc sở hữu rõ ràng. Tại một số địa phương như Hà Nội, có thể chấp nhận địa chỉ ảo nếu phù hợp quy định.

Người đứng đầu văn phòng đại diện: Phải là cá nhân có tư cách đủ năng lực, không bị cấm đảm nhiệm chức vụ; có thể là người nước ngoài hoặc người Việt, phải được bổ nhiệm hợp lệ và có giấy tờ tùy thân hợp pháp.

Các điều kiện để công ty nước ngoài thành lập văn phòng đại diện

Một số trường hợp không được cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng các trường hợp mà cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối cấp phép thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài như sau:

Vi phạm về thời gian hoạt động

Công ty nước ngoài chưa được thành lập và hoạt động hợp pháp đủ một năm tại nước sở tại sẽ không được cấp phép. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm đảm bảo tính ổn định và uy tín của công ty mẹ.

Trường hợp công ty có thời gian hoạt động đủ một năm nhưng bị gián đoạn hoạt động trong thời gian dài mà không có lý do chính đáng cũng có thể bị từ chối cấp phép.

Có vấn đề về tài chính

Công ty nước ngoài có tình hình tài chính không lành mạnh, thể hiện qua việc bị lỗ liên tục trong nhiều năm, không có khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn hoặc đang trong tình trạng phá sản, giải thể sẽ bị từ chối cấp phép. Các công ty có báo cáo tài chính không được kiểm toán hoặc có ý kiến kiểm toán tiêu cực cũng có thể bị từ chối.

Công ty nước ngoài có vi phạm về tài chính sẽ không được thành lập văn phòng đại diện

Vi phạm pháp luật:

Công ty nước ngoài đang bị điều tra, truy tố, xét xử hoặc đã bị kết án về các tội liên quan đến kinh tế, tham nhũng tại nước sở tại hoặc tại Việt Nam sẽ không được cấp phép.

Các công ty có lịch sử vi phạm nghiêm trọng pháp luật trong lĩnh vực kinh doanh, thuế, lao động, môi trường cũng có thể bị từ chối cấp phép.

Liên quan đến an ninh quốc gia

Công ty nước ngoài hoạt động trong các lĩnh vực có thể ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, quốc phòng hoặc trật tự an toàn xã hội của Việt Nam có thể bị từ chối cấp phép.

Các trường hợp có liên quan đến tổ chức, cá nhân bị Việt Nam áp dụng các biện pháp trừng phạt cũng sẽ không được cấp phép.

Hồ sơ không đầy đủ hoặc không chính xác

Hồ sơ thiếu tài liệu bắt buộc, có tài liệu giả mạo, không đúng sự thật hoặc không được hợp pháp hóa lãnh sự đúng quy định sẽ bị từ chối.

Các trường hợp cung cấp thông tin sai lệch về tình hình hoạt động, tài chính của công ty mẹ cũng sẽ bị từ chối cấp phép.

Chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ cũng có thể bị từ chối xử lý cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm nhiều tài liệu quan trọng, được quy định chi tiết như sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép theo mẫu MĐ‑1 Thông tư 11/2016/TT‑BCT, do người đại diện có thẩm quyền của công ty mẹ ký.
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của công ty mẹ, còn hiệu lực ít nhất 01 năm, có dịch sang tiếng Việt và được chứng thực/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
• Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, ký bởi công ty mẹ (có chữ ký hợp pháp).
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán, hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ tài chính thuế (năm gần nhất), chứng minh công ty đang hoạt động bình thường; tài liệu phải dịch và chứng thực tiếng Việt.
• Bản sao hộ chiếu/CMND/CCCD của người đứng đầu văn phòng đại diện (nếu là người nước ngoài, trình hộ chiếu).
• Tài liệu chứng minh trụ sở văn phòng: bản sao hợp đồng thuê, biên bản ghi nhớ hoặc giấy tài liệu quyền sử dụng địa điểm, đáp ứng các yêu cầu về an ninh, trật tự, vệ sinh lao động.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, công ty nước ngoài nộp hồ sơ tại Cục Đầu tư nước ngoài, Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh, thành phố nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.

Việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ và cấp biên nhận nộp hồ sơ.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền tiến hành thẩm định hồ sơ trong thời hạn 45 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Quá trình thẩm định bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của các tài liệu, xác minh thông tin về công ty mẹ và đánh giá khả năng đáp ứng các điều kiện cấp phép.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong quá trình thẩm định, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu công ty nước ngoài bổ sung thông tin hoặc tài liệu cần thiết. Thời gian bổ sung không tính vào thời hạn xử lý hồ sơ.

Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ

Bước 3: Ra quyết định cấp phép

Trong thời hạn 07 ngày, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp cấp phép, Giấy phép sẽ được gửi cho công ty nước ngoài theo địa chỉ đã đăng ký.

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có hiệu lực trong thời hạn 5 năm và có thể được gia hạn theo đề nghị của công ty nước ngoài.

Bước 4: Thực hiện các thủ tục tiếp theo

Sau khi được cấp phép, văn phòng đại diện cần thực hiện các thủ tục đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, khắc dấu tròn, đăng kí mẫu dấu cho Văn phòng đại diện, đăng kí thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện.

Thời gian xử lý và chi phí:

• Thời gian xử lý hồ sơ chính thức là 45 ngày làm việc, nhưng trong thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc có vấn đề phát sinh.
• Chi phí cấp phép bao gồm lệ phí cấp Giấy phép và các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự.

Dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện nhanh chóng tại Việt Nam

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, Việt Nam trở thành điểm đến chiến lược cho nhiều doanh nghiệp nước ngoài mở rộng thị trường. Tuy nhiên, việc thành lập văn phòng đại diện dù là hình thức đầu tư nhẹ, không sinh lợi vẫn đòi hỏi sự chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ, am hiểu pháp luật và xử lý thủ tục hành chính đúng quy trình.

Với vai trò là đơn vị tư vấn pháp lý doanh nghiệp hàng đầu, ATILAW cung cấp dịch vụ trọn gói thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, đảm bảo:

• Chuẩn bị và rà soát hồ sơ 100% chính xác
• Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan chức năng
• Hỗ trợ sau cấp phép thực hiện các hoạt động như đăng kí mã số thuế, thông báo sử dụng con dấu, mở tài khoản ngân hàng, tư vấn nghĩa vụ thuế,..

Nếu quý công ty đang tìm kiếm đơn vị đồng hành tin cậy để mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, ATILAW chính là giải pháp an toàn, chuyên nghiệp, hiệu quả nhất.

ATILAW đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển bền vững

Một số câu hỏi liên quan

Sau đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có được ký hợp đồng không?

Văn phòng đại diện không được phép ký hợp đồng mang tính chất sinh lợi trực tiếp với đối tác tại Việt Nam. Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, chỉ thực hiện các hoạt động như:

• Nghiên cứu thị trường;
• Xúc tiến thương mại;
• Giám sát, hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng mà công ty mẹ đã ký.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện có thể ký các hợp đồng phục vụ hoạt động nội bộ, chẳng hạn:

• Thuê mặt bằng;
• Mua thiết bị, văn phòng phẩm;
• Hợp đồng lao động với nhân viên.

Lưu ý: Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được phát hành hóa đơn GTGT hay thu lợi nhuận từ hoạt động thương mại tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có mã số thuế không?

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có mã số thuế. Văn phòng đăng ký mã số thuế để:

• Thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên (nếu có);
• Mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam;
• Phục vụ các giao dịch nội bộ hợp pháp.

Mã số thuế này khác với mã số thuế doanh nghiệp và không được dùng để kê khai thuế GTGT, thuế TNDN.Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp quốc tế tiếp cận thị trường tiềm năng một cách linh hoạt và hiệu quả. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật Việt Nam. Để đảm bảo tính hợp lệ và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể liên hệ với ATILAW để được tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, hướng dẫn chính xác ngay từ bước đầu, tạo tiền đề cho các hoạt động đầu tư lâu dài trong tương lai.