Các trường hợp cần thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Khi muốn điều chỉnh thông tin đăng ký kinh doanh, các doanh nghiệp phải lưu ý những trường hợp bắt buộc cập nhật địa chỉ trụ sở chính như sau:

Chuyển trụ sở trong cùng tỉnh hoặc thành phố

Nếu doanh nghiệp di chuyển văn phòng đến vị trí khác trong cùng khu vực hành chính (chẳng hạn phường này sang phường khác trong TP.HCM), thì cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ để cập nhật hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và thông báo đến cơ quan quản lý thuế địa phương. Việc thay đổi này không làm thay đổi mã số thuế nhưng bắt buộc phải báo cáo theo quy định thời hạn 10 ngày kể từ ngày chuyển địa điểm.

Chuyển trụ sở đến địa chỉ khác cùng thành phố phải làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Chuyển trụ sở sang tỉnh hoặc thành phố khác

Nếu doanh nghiệp chuyển địa chỉ ra ngoài tỉnh hoặc thành phố nơi đã đăng ký, cần thực hiện đổi mã số thuế và hoàn thành thủ tục khai báo, quyết toán thuế tại cơ quan thuế cũ và đăng ký mã mới với cơ quan thuế mới ở nơi trụ sở đặt. Nội dung này phải được cập nhật cùng hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh.

Di chuyển sang tỉnh/thành phố khác

Việc di chuyển trụ sở công ty sang tỉnh/thành phố khác là trường hợp phức tạp nhất, đòi hỏi nhiều thủ tục hơn. Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế tại địa phương cũ và đăng ký thay đổi tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

Đặc biệt, khi di chuyển sang tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp cần quan tâm đến việc chuyển đổi cơ quan quản lý thuế. Mã số thuế sẽ được giữ nguyên nhưng cơ quan thuế quản lý sẽ thay đổi theo địa bàn mới.

Điều chỉnh do mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện

Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính phục vụ hoạt động mở thêm chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, việc cập nhật thông tin quản lý tại Sở Kế hoạch và Đầu tư là bắt buộc để đảm bảo trụ sở và chi nhánh hoạt động hợp pháp.

Mở thêm chi nhánh công ty, văn phòng đại diện

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cần chuẩn bị

Để đảm bảo thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty được thực hiện nhanh chóng và thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo đúng quy định.

Hồ sơ đăng ký nội dung thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật ký.
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật. Kèm theo là bản sao giấy tờ cá nhân hợp lệ (CMND/CCCD/hộ chiếu còn giá trị) của người được ủy quyền.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản công chứng hoặc bản gốc kèm bản photo đối chiếu).

Hồ sơ liên quan đến thuế (khi chuyển địa chỉ thay đổi cơ quan thuế)

Nếu địa chỉ mới nằm ở quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục với cơ quan thuế như sau:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08‑MST) theo Thông tư 86/2024/TT‑BTC. Nộp tại cả cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến.
• Mẫu số 09‑MST (thông báo chuyển địa điểm người nộp thuế).
• Bản sao Giấy phép thành lập/ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu địa chỉ được ghi trên đó có thay đổi).

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định mới nhất

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2025), thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được thực hiện như sau:

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện

Bước 1: Hồ sơ cần chuẩn bị: 

• Thông báo thay đổi địa chỉ.
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền); Bản sao CMND/CCCD người được ủy quyền.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố

• Cách 1: Scan hồ sơ, nộp online lên trang Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia hoặc trang dịch vụ công của Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh.
• Cách 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 3: Đợi kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong vòng 3 ngày làm việc sẽ được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và đăng công bố về việc thay đổi địa chỉ công ty trên Cổng thông tin doanh nghiệp Quốc gia.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Kế hoạch và Đầu tư sẽ yêu cầu bổ sung hồ sơ cho đến khi đầy đủ và chính xác. Sau đó, đợi 3 ngày để nhận kết quả.

Quy trình thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận huyện

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác xã/phường hoặc tỉnh/thành phố

Đối với trường hợp di chuyển sang xã/phường khác hoặc tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế

• Nộp tờ khai 08‑MST (điều chỉnh thông tin đăng ký thuế)
• Bản sao không chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc; Quyết định thành lập, Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Tùy Chi Cục thuế ở mỗi địa phương, họ sẽ yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ cần thiết khác.

Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanhChuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cung cấp;
• Thông báo về việc điều chỉnh nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị quyết và bản sao hợp lệ biên bản họp:
  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên là biên bản họp của Hội đồng thành viên;
  • Đối với công ty cổ phần là biên bản của Đại hội đồng cổ đông;
  • Đối với công ty hợp danh là biên bản họp của các thành viên hợp danh;
• Quyết định của chủ sở hữu (áp dụng với công ty TNHH một thành viên);
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Bước 3: Khắc lại con dấu

Nếu con dấu của doanh nghiệp còn hiển thị địa chỉ trụ sở cũ, doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại con dấu mới phù hợp với địa chỉ đã thay đổi.

Bước 4: Thông báo với cơ quan thuế và xử lý hóa đơn VAT

Doanh nghiệp cần gửi thông báo về việc thay đổi trụ sở đến chi cục thuế mới và hoàn tất các thủ tục liên quan đến hóa đơn VAT. Hồ sơ chuyển thuế bao gồm:

• Quyết định về việc chốt thuế khi chuyển địa bàn do Chi cục Thuế tại nơi đặt trụ sở cũ cấp;
• Mẫu 08-MST có xác nhận từ chi cục thuế về việc chuyển địa chỉ đến quận/huyện mới;
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã cập nhật địa chỉ mới.

Quy trình thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện

Chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của ATILAW

ATILAW cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty với mức phí cạnh tranh và minh bạch, được thiết kế theo từng gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Báo giá dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty

Thời gian hoàn thành thay đổi địa chỉ công ty của ATILAW

ATILAW cam kết thời gian hoàn thành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng và đúng quy định pháp luật:

• Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trong cùng xã/phường (thủ tục thông báo), ATILAW hoàn thành trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ từ khách hàng.
• Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ sang xã/phường khác hoặc tỉnh/thành phố khác (thủ tục đăng ký), thời gian hoàn thành là 15-20 ngày làm việc, phù hợp với quy định xử lý hồ sơ của cơ quan nhà nước.

Trong trường hợp khẩn cấp, ATILAW có thể hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh hơn thông qua việc phối hợp chặt chẽ với các cơ quan có thẩm quyền.

Thời gian trên đã bao gồm cả việc soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi xử lý và nhận kết quả. Khách hàng hoàn toàn yên tâm về tiến độ thực hiện.

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty – Giải pháp tiết kiệm thời gian và công sức

Việc thay đổi địa chỉ công ty đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện nhiều thủ tục hành chính phức tạp, từ cập nhật thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh đến điều chỉnh hồ sơ thuế tại cơ quan quản lý mới. Nếu không nắm rõ quy trình, bạn có thể mất rất nhiều thời gian, công sức và thậm chí gặp rắc rối về mặt pháp lý.

ATILAW – Đơn vị pháp lý chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề này một cách nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm. Với dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói chỉ từ 1 triệu đồng, ATILAW cam kết hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện toàn bộ thủ tục theo đúng quy định pháp luật, bao gồm:

• Soạn thảo hồ sơ đúng chuẩn;
• Đại diện nộp và nhận kết quả tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Tư vấn thay đổi thông tin tại cơ quan thuế (nếu cần);
• Hỗ trợ cập nhật con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng liên quan.

ATILAW luôn cập nhật những thay đổi mới nhất để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành

Một số lưu ý quan trọng sau khi thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để tránh những rắc rối về sau:

• Cập nhật thông tin trên hóa đơn, chứng từ: Đảm bảo địa chỉ mới được ghi chính xác trên tất cả hóa đơn, hợp đồng, bảng hiệu và giấy tờ giao dịch với đối tác.
• Thông báo cho ngân hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm xã hội: Để tránh gián đoạn trong quá trình giao dịch và đảm bảo nghĩa vụ pháp lý, doanh nghiệp cần thông báo địa chỉ mới tới các bên liên quan.
• Cập nhật trên cổng thông tin điện tử: Nếu doanh nghiệp có website hoặc fanpage, cần cập nhật địa chỉ trụ sở để thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch.
• Đăng ký lại hồ sơ bảo hiểm, thuế nếu thay đổi xã/phường/tỉnh: Việc thay đổi địa chỉ công ty có thể kéo theo thay đổi cơ quan quản lý, nên doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan với cơ quan BHXH, thuế, hải quan nếu có.
• Theo dõi và lưu trữ hồ sơ pháp lý: Lưu lại toàn bộ giấy tờ liên quan đến quá trình thay đổi để sử dụng khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc làm việc với cơ quan chức năng.

Một số công việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ kinh doanh

Câu hỏi thường gặp về thay đổi địa chỉ công ty

Có cần thông báo với cơ quan thuế không?

Nếu thay đổi địa chỉ trong cùng xã/phường: không phải thông báo trực tiếp với cơ quan thuế vì cơ quan thuế quản lý giữ nguyên. Tuy nhiên, hồ sơ đổi địa chỉ doanh nghiệp được cập nhật lên hệ thống đăng ký quốc gia sẽ được liên thông đến cơ quan thuế quản lý hiện hành. Dù vậy, doanh nghiệp vẫn cần điều chỉnh địa chỉ trên hóa đơn điện tử nếu thông tin này từng được ghi trên hóa đơn.

Nếu chuyển địa chỉ sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác: cần thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển địa điểm, gồm nộp mẫu 08‑MST tại chi cục thuế nơi đang quản lý trước khi làm thủ tục tại Sở KH&ĐT.

Di chuyển địa chỉ công ty có phải thông báo Sở Kế hoạch và Đầu tư không?

Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (trong đó có địa chỉ mới) tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở mới, dù địa chỉ mới thuộc cùng quận hay khác tỉnh.

Có được giữ nguyên mã số thuế khi chuyển địa chỉ sang tỉnh khác?

Mã số thuế được cấp một lần duy nhất và giữ nguyên hiệu lực trên toàn quốc, bất kể địa chỉ trụ sở công ty có thay đổi sang tỉnh/thành phố khác hoặc do điều chỉnh địa giới hành chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải cập nhật đúng địa chỉ mới trên hệ thống quản lý thuế và báo cáo hóa đơn cho phù hợp.

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của ATILAW chính là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức trong quá trình chuyển đổi địa điểm kinh doanh. Với mức phí hợp lý chỉ từ 1 triệu đồng, các doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ và tính tuân thủ pháp luật. Hãy để ATILAW trở thành đối tác tin cậy trong hành trình phát triển và mở rộng kinh doanh của bạn.