Trong thời đại công nghệ số bùng bổ, tất cả mọi ngành nghề, lĩnh vực dù công hay tư đều đang chuyển đổi số nhằm tối ưu hóa. Bắt kịp thời đại, hợp đồng lao động điện tử đang là xu hướng của các doanh nghiệp trong việc xác lập quan hệ lao động với những ưu điểm vượt trội như tiết kiệm thời gian, chi phí, thuận tiện trong quản lý, tra cứu thông tin và loại bỏ giới hạn về không gian, thời gian. Như vậy, hợp đồng lao động điện tử có thật sự là giải pháp tối ưu và an toàn trong cuộc đua tăng tốc kinh doanh?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử ngày 24/12/2025 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2026 sẽ là một hàng rào pháp lý để bảo vệ và giải đáp các thắc mắc khi doanh nghiệp thực hiện và sử dụng hợp đồng lao động điện tử.

1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Theo đó,

eContract (hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử) được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng lao động điện tử, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định.

2. Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử

a. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Về quy định, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.

Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

b. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

c. Chủ thể tham gia giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử

Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử bao gồm:

• Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định pháp luật lao động tại Điều 18 Luật lao động.
• Nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.
• Người lao động và đại diện người sử dụng lao động phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2, đồng thời thực hiện ký số và sử dụng dịch vụ dấu thời gian theo quy định.

d. Điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử

Thứ nhất, điều kiện để thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua eContract gồm:

• Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
• Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động khi có sự cố xảy ra.
• Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.
• Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.
• Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.
• Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.
• Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
• Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.
• Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.
• Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.

Thứ hai, Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử

a. Ưu điểm

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị quan trọng đối với doanh nghiệp trước hết ở khía cạnh pháp lý. Khi được ký kết bằng chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định pháp luật, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, giúp doanh nghiệp xác lập rõ ràng quan hệ lao động, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp khi phát sinh tranh chấp. Pháp luật hiện hành thừa nhận tính pháp lý của thông điệp dữ liệu khi nó đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất, qua đó khẳng định giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy làm hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật lao động.

Hợp đồng lao động điện tử có sự tham gia của các chủ thể trung gian là nhà cung cấp hệ thống eContract, dịch vụ chứng thực chữ ký số, Luật về chữ ký điện tử và hạ tầng mạng truyền dẫn dữ liệu. Đây là yếu tố bảo đảm cho tính xác thực và an toàn thông tin của hợp đồng.

Ngoài ra, hợp đồng lao động điện tử có ý nghĩa rất lớn trong quản trị nhân sự. Nó cho phép các bên chủ động giao kết mọi lúc, mọi nơi mà không bị giới hạn bởi địa điểm vật lý, đáp ứng nhu cầu tuyển dụng và làm việc từ xa ngày càng phổ biến trong kỷ nguyên số. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, tiết giảm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.

Việc chuyển đổi từ hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử là một bước chuyển đổi làm việc số hóa, chuyên nghiệp bắt kịp thời đại công nghệ. Điều này giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh và trẻ hóa phương thức làm việc.

b. Nhược điểm

• Khó khăn trong việc triển khai ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Khi doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử phải thông qua trung gian là bên thứ ba đó là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử gọi là eContract. Khi sử dụng eContract thì doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí để duy trì hoạt động. Tuy nhiên, điều này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn còn các doanh nghiệp nhỏ họ vẫn sử dụng các hợp đồng giấy truyền thống để tiết kiệm chi phí cho bên thứ ba. Ngoài ra, với các doanh nghiệp sử dụng theo cách truyền thống từ trước tới nay thì việc chuyển đổi qua hợp đồng điện tử vẫn còn e ngại bởi những doanh nghiệp nhỏ họ không có đội ngũ kĩ thuật để xử lý sự cố. Khi đó họ phải thuê đội ngũ bên ngoài để khắc phục thì sẽ đội chi phí cho doanh nghiệp.
• Về rủi ro rủi ro về kỹ thuật và bảo mật thông tin: Đi kèm với sự tiện lợi và nhanh chóng thì khi sử dụng hợp đồng lao động điện tử cũng có nguy cơ tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất về kỹ thuật và bị đánh cắp thông tin. Hiện nay, các hacker dùng những thủ thuật tinh vi và chuyên nghiệp tấn công các hệ thống điện tử để đánh cắp thông tin cá nhân của người lao động để thực hiện các hành vi lừa đảo khác để lại hậu quả nghiêm trọng. Bên cạnh đó, sự gây cản trở còn đến từ các phần mềm độc hại và virus máy tính cũng mang đến những mối đe dọa không nhỏ.
• Do tính phi vật chất, vô hình của hợp đồng, khi có tranh chấp cũng rất bất tiện khi không chứng minh được bản gốc và chữ ký gốc. Do đó trong trường hợp này các bên cần có sự xác định rõ ràng về bên thứ 3 trong việc xác định chữ ký số hoặc và các điều kiện tương tự có hiệu lực của hợp đồng được xác định cụ thể.

4. Ý kiến của Atilaw

Hợp đồng lao động điện tử là sự phát triển vượt bật trong thời đại công nghệ, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp bắt kịp được sự phát triển của khoa học công nghệ ngày nay mà một phần góp vào sự phát triển toàn diện của xã hội. Hiện nay, việc hợp đồng lao động điện tử đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp để trở thành phương thức thay thế cho việc ký kết hợp đồng lao động truyền thống bởi sự tiện ích và nhanh chóng của nó không chỉ tiết kiệm được chi phí, nhân lực mà còn cả về không gian và thời gian. Tuy nhiên, để đẩy mạnh và thúc đẩy cho việc chuyển đổi này thì buộc chúng ta phải tập trung vào các vấn đề lớn như: Vấn đề về công nghệ kỹ thuật, việc sử dụng đồng bộ từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các doanh nghiệp lớn, về sự chặt chẽ của tính pháp lý, chiến lược ứng dụng vào nội bộ doanh nghiệp,… Để thực hiện được các việc này thì các giải pháp cần ưu tiên thực hiện như:

+ Sự tạo điều kiện thuận lợi và các chính sách ưu đãi đến từ cơ quan Nhà nước trong việc hỗ trợ cho các doanh nghiệp chuyển đổi từ thực hiện hợp đồng lao động truyền thống sang sử dụng hợp đồng lao động điện tử.

+ Chặt chẽ về mặt pháp lý là yếu tố then chốt để đảm bảo cho sự có hiệu lực và sự công nhận của cơ quan nhà nước để tránh tranh chấp về thẩm quyền và tính chính xác về nguồn gốc của chữ ký số.

+ Cải thiện hệ thống bảo mật, đảm bảo hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra. Sử dụng các biện pháp mã hóa bảo vệ thông tin và phần mềm chống virus để phòng ngừa sự tấn công mạng đến từ các hacker.

Nghị định 337/2025/NĐ-CP về quy định về hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực vào 01/01/2026 đánh dấu một bước tiến quan trọng cho sự đổi mới và bắt kịp thời đại. Pháp luật công nhận hiệu lựa của hợp đồng lao động điện tử như hợp đồng lao động giấy trước đây. Việc ban hành này giúp cho các doanh nghiệp có thể tự tin hơn khi chuyển đổi thực hiện sang hợp đồng điện tử. Thời điểm này, hợp đồng lao động điện tử vẫn còn nhiều mới mẻ đối với một số doanh nghiệp nhưng chắc chắn sự đổi mới này sẽ giúp các doanh nghiệp tăng tốc trong đường đua kinh doanh của mình.

Atilaw sẽ luôn đồng hành cùng quý doanh nghiệp, nếu quý doanh nghiệp còn lo lắng bất kỳ điều gì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp tất cả các thắc mắc liên quan đến hợp đồng lao động điện tử này.