Quy định về thành lập chi nhánh công ty

Quy trình thành lập chi nhánh công ty được thực hiện dựa trên các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành, đặc biệt là Nghị định 168/2025/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp và các Thông tư liên quan của Bộ Tài Chính

Khi nào phải thành lập chi nhánh?

Doanh nghiệp nên xem xét thành lập chi nhánh trong các trường hợp sau:

• Muốn tăng cường hiện diện tại các địa phương khác hoặc mở rộng hoạt động ra nước ngoài – Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025 cho phép thành lập nhiều chi nhánh tại các địa bàn khác nhau.
• Cần địa chỉ pháp lý để ký hợp đồng, xuất hóa đơn tại địa điểm kinh doanh mới – chi nhánh là đơn vị phụ thuộc được phép thực hiện đầy đủ chức năng kinh doanh
• Phát sinh yêu cầu đăng ký thuế, hạch toán và sử dụng con dấu riêng, đặc biệt khi chi nhánh hoạt động độc lập hơn về kinh doanh và tài chính.

Thành lập chi nhánh nhằm mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh 

Điều kiện để thành lập chi nhánh

Các điều kiện để thành lập chi nhánh được quy định rõ ràng trong Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung 2025 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp mẹ phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực.
• Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty mẹ kèm cụm từ “Chi nhánh” và viết bằng tiếng Việt (có thể thêm tên nước ngoài hoặc viết tắt theo quy định); không trùng hoặc gây nhầm lẫn.
• Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc diện bị cấm, có thể là thành viên công ty hoặc nhân viên được ủy quyền.
• Trụ sở chi nhánh phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam (hoặc ở nước ngoài nếu là chi nhánh nước ngoài), có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính; có ít nhất số điện thoại, email hoặc fax để liên hệ.
• Ngành nghề kinh doanh phải phù hợp với ngành, nghề đã đăng ký của doanh nghiệp mẹ; nếu ngành nghề có điều kiện thì chi nhánh phải đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
• Đối với doanh nghiệp nước ngoài thương nhân phải được công nhận hợp pháp tại nơi đăng ký tại doanh nghiệp mẹ, đã hoạt động tối thiểu 5 năm theo quy định.

Đáp ứng các điều kiện để thành lập chi nhánh công ty

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty theo loại hình doanh nghiệp

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cho các loại hình doanh nghiệp có nhiều điểm tương đồng, do đều tuân theo Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung 2025 và các văn bản hướng dẫn. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt nhỏ về tên gọi của các loại giấy tờ và cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thành lập chi nhánh.

Chi nhánh công ty Cổ phần

Hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty Cổ phần bao gồm:

• Thông báo lập chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh, theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành (Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh. Quyết định phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị và đóng dấu công ty.
• Bản sao hợp lệ Biên bản họp Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh.
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
• Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh.
• Văn bản ủy quyền của công ty mẹ cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật nộp trực tiếp).
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt chi nhánh (tùy từng trường hợp và yêu cầu của Sở Tài Chínhđịa phương).

Hồ sơ cần chuẩn chị để thành lập chi nhánh công ty Cổ phần

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH

Đối với công ty TNHH (bao gồm cả TNHH một thành viên và TNHH hai thành viên trở lên), hồ sơ về cơ bản tương tự công ty cổ phần, chỉ khác ở quyết định thành lập chi nhánh:

• Thông báo lập chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh. Mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành (Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao Quyết định của Chủ sở hữu công ty (đối với TNHH MTV) hoặc Hội đồng thành viên (đối với TNHH hai thành viên trở lên) về việc thành lập chi nhánh.
• Bản sao hợp lệ Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh (áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên):
• Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
• Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh
• Văn bản ủy quyền của công ty mẹ cho người nộp hồ sơ
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt chi nhánh

Hồ sơ thủ tục mở chi nhánh công ty TNHH

Chi nhánh công ty có vốn nước ngoài

Ngoài các giấy tờ tương tự như trên, hồ sơ thành lập chi nhánh công ty FDI có thể yêu cầu thêm một số giấy tờ liên quan đến yếu tố vốn đầu tư nước ngoài, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể:

• Văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư (nếu thuộc trường hợp phải xin chấp thuận chủ trương đầu tư theo Luật Đầu tư).
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có).
• Các giấy tờ khác chứng minh năng lực tài chính của nhà đầu tư nước ngoài (ví dụ: báo cáo tài chính kiểm toán).
• Giải trình kinh tế – kỹ thuật (nếu dự án có quy mô lớn hoặc thuộc lĩnh vực đặc biệt).

Thủ tục thành lập chi nhánh phụ thuộc khác tỉnh

Việc thành lập chi nhánh phụ thuộc ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty mẹ sẽ có một số điểm khác biệt so với việc thành lập chi nhánh cùng tỉnh.

Điều kiện tiên quyết

• Công ty mẹ đã đăng ký thành lập, có mã số doanh nghiệp hợp pháp, ngành nghề kinh doanh đã đăng ký phù hợp.
• Phải có quyết định hoặc nghị quyết của người đại diện theo pháp luật, Hội đồng quản trị (cổ phần), Hội đồng thành viên (TNHH) về việc thành lập chi nhánh ở tỉnh khác.
• Ngành nghề của chi nhánh phải thuộc danh mục ngành nghề mà công ty mẹ đã đăng ký.
• Chi nhánh cần có trụ sở rõ ràng, không được đặt tại chung cư/nhà tập thể, chỉ được đặt tại địa chỉ hợp pháp khớp quy định.

Điều kiện khi thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Thông báo thành lập chi nhánh ( Phụ lục I – Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Bản sao Quyết định/Nghị quyết thành lập và bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, có chứng thực.
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc chi nhánh.
• Bản sao giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD/hộ chiếu) của người đứng đầu chi nhánh (cả Việt Nam và nếu nước ngoài).
• Nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật, cần văn bản ủy quyền.

Quy trình thực hiện

• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ, theo đúng mẫu và yêu cầu pháp luật.
• Nộp hồ sơ tại: Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Tài Chính của tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chi nhánh. Hoặc có thể nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Chờ cấp Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh trong 3 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung/khắc phục.
• Sau khi cấp giấy cần thực hiện các thủ tục phát sinh:

• • Công bố thông tin về chi nhánh trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày .
  • Khắc con dấu, nếu chi nhánh chọn sử dụng dấu riêng, và thông báo mẫu dấu với Sở Tài Chính.
  • Thuế và hóa đơn: kê khai cấp bảng chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng riêng, đăng ký và nộp thuế môn bài (1 triệu/năm), hóa đơn điện tử, thuế GTGT/TNDN, theo hình thức hạch toán phụ thuộc hay độc lập .
  • Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, treo biển tên chi nhánh .

• Hạch toán & thuế sau khi thành lập

Nộp hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh

Quy định sau khi thành lập chi nhánh

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, công ty mẹ và chi nhánh cần thực hiện các nghĩa vụ và thủ tục sau:

Kê khai và nộp lệ phí môn bài

• Khác tỉnh: Trụ sở chi nhánh tự kê khai và nộp lệ phí môn bài với cơ quan thuế tại địa phương nơi chi nhánh đặt trụ sở.
• Mức lệ phí: 1 triệu đồng/năm (thành lập nửa đầu năm đóng đủ, nếu sau 1/7 chỉ đóng 50%).
• Thời hạn: chậm nhất ngày 30/01 năm sau khi chi nhánh hoạt động.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Chi nhánh hạch toán độc lập: cần tự đăng ký, mua hóa đơn điện tử riêng.
• Chi nhánh hạch toán phụ thuộc: có thể dùng chung hóa đơn với công ty mẹ, nhưng vẫn phải thông báo phát hành hóa đơn theo quy định (ít nhất 2 ngày trước khi sử dụng).

Mở tài khoản ngân hàng riêng

Chi nhánh cần hoàn tất việc mở tài khoản để phục vụ giao dịch thương mại và nộp thuế. Mỗi chi nhánh có thể mở nhiều tài khoản; tài khoản chỉ dùng cho chi nhánh đó.

Khắc dấu và treo biển

• Sau khi có Giấy chứng nhận, cần khắc con dấu (nếu có) và thông báo mẫu dấu với Sở Tài Chính.
• Treo biển tên chi nhánh: gồm tên cơ quan cấp phép, tên chi nhánh, địa chỉ, số điện thoại/email

Mua chữ ký số và kê khai thuế điện tử

Nếu chi nhánh tự kê khai thuế (VAT, TNDN, TNCN), cần đăng ký chữ ký số để nộp tờ khai và hóa đơn điện tử. Nộp tờ khai ban đầu, kê khai thuế định kỳ đúng quy định.

Báo cáo lao động (nếu có sử dụng người lao động)

Nếu chi nhánh có tuyển dụng nhân viên, cần báo cáo với Sở Nội Vụ và cơ quan bảo hiểm xã hội trong vòng 30 ngày kể từ khi có người lao động; tiếp tục báo cáo định kỳ 6 tháng/lần hoặc hằng năm.

Hoàn tất các thủ tục sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh Công ty

Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty chuyên nghiệp

Việc mở rộng quy mô thông qua thành lập chi nhánh công ty là một bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp. Nhận thức rõ tầm quan trọng này, ATILAW tự hào là đối tác đáng tin cậy, cung cấp dịch vụ thành lập chi nhánh công ty chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp bạn vững vàng và phát triển.

ATILAW cung cấp giải pháp thành lập chi nhánh công ty trọn gói, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý theo Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bổ sung 2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Dịch vụ bao gồm:

• Tư vấn lựa chọn mô hình chi nhánh phù hợp (phụ thuộc/hạch toán độc lập);
• Soạn thảo toàn bộ hồ sơ pháp lý: thông báo thành lập, quyết định bổ nhiệm, ủy quyền, các biểu mẫu theo quy định;
• Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài Chính tại các tỉnh/thành phố;
• Hướng dẫn khắc dấu chi nhánh, thông báo mẫu dấu;

Đội ngũ chuyên viên của ATILAW sẽ chuẩn bị đầy đủ và chính xác toàn bộ hồ sơ theo quy định pháp luật mới nhất. Chúng tôi đảm bảo hồ sơ được soạn thảo chuyên nghiệp, tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa thời gian xử lý.

Đội ngũ luật sư và chuyên viên có trình độ cao của ATILAW hỗ trợ khách hàng tận tâm

Thành lập chi nhánh công ty là quyết định chiến lược quan trọng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý và thủ tục. Việc hiểu rõ các quy định, điều kiện và quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tuân thủ pháp luật. Với sự chuyên nghiệp, trách nhiệm, ATILAW tự tin là đối tác pháp lý đáng tin cậy cho doanh nghiệp Việt trong quá trình mở rộng và phát triển. Hãy liên hệ ATILAW để được tư vấn miễn phí, nhận ngay kế hoạch thủ tục và biểu phí phù hợp.